Política de tratamiento de datos personales

01Responsable del tratamiento

El área encargada de atender peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales es la administración de la plataforma, a través del canal indicado.

02Alcance y definiciones

Esta política aplica al sitio www.licitaia.com.co, a la aplicación LicitaIA y a cualquier canal por el que tratemos datos personales. Para su lectura:

• Titular: la persona natural cuyos datos personales se tratan.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Cliente: la empresa que contrata LicitaIA.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, origen étnico, datos biométricos, convicciones, entre otros).

03Cuándo somos responsables y cuándo encargados

Somos responsables

De los datos que recogemos directamente: los de quien solicita una demostración por el sitio, los de las personas que usan la plataforma en representación de un cliente, y los de contacto comercial y de facturación.

Somos encargados

De los datos personales contenidos en los documentos que el cliente carga —hojas de vida del personal propuesto, cédulas o certificaciones de representantes legales, datos de contacto de terceros incluidos en pliegos y expedientes—. Sobre esa información, el responsable es el cliente: es quien decide qué carga, con qué finalidad, y quien debe contar con la autorización de los titulares. Nosotros la tratamos únicamente siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio.

Si usted es titular de datos contenidos en documentos cargados por una empresa cliente y desea ejercer sus derechos, diríjase en primer lugar a esa empresa. Si nos escribe a nosotros, trasladaremos la solicitud y se lo informaremos.

04Datos que tratamos

Al solicitar una demostración

• nombre de la persona de contacto;
• nombre de la empresa y NIT, si lo indica;
• correo electrónico y teléfono;
• la descripción de la actividad de la empresa que escriba; y
• la dirección IP y la página de origen, registradas por el servidor por motivos de seguridad y control de abuso.

Al usar la plataforma

• nombre, correo electrónico y rol dentro de la empresa cliente;
• contraseña, almacenada cifrada mediante funciones de un solo sentido;
• registros de actividad sobre los expedientes: quién hizo qué y cuándo; y
• datos técnicos de la sesión necesarios para su seguridad.

En los documentos que carga el cliente

Datos personales que puedan estar contenidos en los documentos de la empresa y de los procesos, tratados en calidad de encargados según la sección anterior.

05Datos que no recogemos

• No solicitamos datos sensibles. Si un documento cargado por el cliente los contiene, se tratan únicamente como parte de ese documento y bajo la responsabilidad del cliente, que debe contar con la autorización explícita que exige la ley.
• No dirigimos el servicio a menores de edad ni recogemos sus datos de forma consciente.
• No recogemos datos de tarjetas ni credenciales bancarias en la plataforma.
• No compramos ni vendemos bases de datos personales, ni cedemos su información a terceros con fines publicitarios.

06Finalidades del tratamiento

• atender solicitudes de demostración, información comercial y contacto;
• crear y administrar cuentas de usuario y controlar los accesos;
• prestar el servicio: análisis de procesos, lectura de documentos, preparación de la oferta y seguimiento;
• facturar y cumplir obligaciones contables, tributarias y contractuales;
• atender soporte, incidencias y solicitudes de los clientes;
• proteger la seguridad de la plataforma, prevenir fraude y abuso, y mantener registros de auditoría;
• mejorar el servicio mediante datos agregados o anonimizados que no permitan identificar a ninguna persona ni empresa; y
• cumplir requerimientos de autoridades competentes.

No usamos la información de un cliente para entrenar modelos de propósito general, ni la compartimos con otros clientes.

07Autorización del titular

La autorización se obtiene antes o al momento de la recolección, por medios que permiten conservar prueba de ella: el envío del formulario del sitio, la aceptación al crear una cuenta o la firma del contrato de servicio. Es facultativa cuando se trata de datos sensibles, y en ese caso se informará expresamente que no está obligado a autorizar su tratamiento.

No se requiere autorización para los datos de naturaleza pública ni para los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

08Derechos del titular

Como titular de datos personales usted tiene derecho a:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos;
• solicitar prueba de la autorización otorgada;
• ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley;
• revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida; y
• acceder de forma gratuita a sus datos.

09Cómo ejercer sus derechos

Puede presentar consultas y reclamos escribiendo a contacto@licitaia.com.co o por el formulario del sitio, indicando su nombre, un canal de respuesta y la descripción de su solicitud. También puede dirigirse por escrito al domicilio indicado en la sección 1.

• Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuera posible, se le informará el motivo y la fecha en que se atenderá, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos: se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no fuera posible, se le informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.
• Si el reclamo está incompleto, se le pedirá que lo complete dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.

Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio debe agotarse este trámite ante nosotros, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

10Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado:

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) en todas las comunicaciones, con política de transporte estricto y cabeceras de seguridad del navegador.
• Aislamiento entre empresas: cada cliente solo accede a sus propios datos, y la separación se decide en el servidor a partir de la sesión firmada, nunca a partir de un dato que envíe el navegador.
• Control de acceso por rol, denegado por defecto y otorgado de forma explícita.
• Contraseñas cifradas con funciones de derivación de un solo sentido: no son recuperables.
• Invalidación inmediata de sesiones al cerrar sesión, cambiar la contraseña, desactivar una cuenta o retirar a una persona de la empresa.
• Registro de auditoría de las operaciones sobre expedientes, con autor, acción y fecha.
• Acceso restringido del personal al mínimo necesario; las sesiones de soporte sobre datos de un cliente son de solo lectura salvo autorización expresa.
• Copias de seguridad de la base de datos gestionada y control de versiones del esquema.
• Validación de entrada y límites de tamaño y tipo en la carga de archivos, y control de rutas de acceso a documentos.

11Incidentes de seguridad

Contamos con un procedimiento para detectar, contener y documentar incidentes. Si se presenta uno que afecte datos personales, lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos previstos por la normativa, e informaremos a los clientes y titulares afectados cuando corresponda, describiendo lo ocurrido y las medidas adoptadas.

Si usted identifica una vulnerabilidad, puede reportárnosla por el canal de contacto. Le pedimos no divulgarla públicamente hasta que podamos corregirla.

12Proveedores y terceros

Para operar utilizamos proveedores que pueden tratar datos por nuestra cuenta, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad y únicamente para las finalidades de esta política:

• proveedores de infraestructura en la nube (alojamiento de la aplicación y de la base de datos);
• proveedores de envío de correo transaccional y de notificaciones;
• proveedores de modelos de inteligencia artificial, a los que se envía únicamente el contenido necesario para producir el análisis solicitado; y
• proveedores de servicios contables, tributarios y legales, cuando resulte necesario.

Las fuentes de información de contratación pública que consulta la plataforma son públicas y oficiales —principalmente los conjuntos de datos abiertos del Estado colombiano—. La información de esas fuentes es pública por mandato legal y su tratamiento no requiere autorización.

13Transferencia y transmisión internacional de datos

La plataforma opera sobre infraestructura en la nube cuyo punto de presencia se encuentra en los Estados Unidos. Al aceptar esta política, usted autoriza expresamente la transferencia y transmisión internacional de sus datos personales a ese país y a los proveedores indicados en la sección anterior, con las finalidades aquí descritas.

Los Estados Unidos no figuran actualmente en la lista de países que la Superintendencia de Industria y Comercio considera con un nivel adecuado de protección de datos. Por ello el tratamiento se ampara en su autorización expresa e inequívoca y en los compromisos contractuales de confidencialidad y seguridad exigidos a los proveedores. Si retira esa autorización, es posible que no podamos seguir prestándole el servicio.

14Conservación y supresión

Los datos se conservan mientras exista la relación y durante los plazos que exijan las obligaciones legales, contables y tributarias, o mientras subsista una finalidad legítima que lo justifique.

• Solicitudes de demostración no convertidas en cliente: hasta dos (2) años desde el último contacto, salvo que solicite antes su supresión.
• Datos de cuenta y expedientes: mientras esté vigente la relación. Terminada esta, el cliente dispone de treinta (30) días para exportar su información.
• Registros de auditoría y de seguridad: por el tiempo necesario para acreditar el cumplimiento y atender reclamaciones.

Cumplidos los plazos, la información se elimina o se anonimiza de forma que no permita identificar a ninguna persona.

15Cookies y almacenamiento local

El sitio público no utiliza cookies de publicidad, de perfilado ni de terceros con fines de seguimiento.

La aplicación utiliza el almacenamiento local del navegador para conservar la sesión iniciada y preferencias básicas —la empresa activa y el tema visual—. Es información necesaria para que la plataforma funcione; si la borra o la bloquea, deberá volver a iniciar sesión.

16Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 1 de septiembre de 2026. Las bases de datos se conservarán por el término indicado en la sección 14.

Podemos actualizarla; la versión vigente será siempre la publicada en esta dirección, con su fecha. Los cambios sustanciales se comunicarán por los canales de contacto registrados o dentro de la plataforma antes de su entrada en vigor.